Puerto Rico 03 agosto 2018

Bajo lupa los almacenes del DE

La Oficina del Contralor le hizo serios señalamientos al Departamento de Educación por la manera en que administra los almacenes de alimentos y de otros productos

Un informe de auditoría de la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR) reveló serias irregularidades en los almacenes de la Autoridad Escolar de Alimentos del Departamento de Educación en cuanto a la entrega, custodia y distribución de los alimentos que posteriormente son enviados a los comedores de las escuelas públicas.

De acuerdo al informe DA 19-03 publicado ayer por la oficina que dirige la contralora Yesmín Valdivieso, la Autoridad Escolar de Alimentos (AEA) incumplió con las disposiciones de reglamentación relacionadas con el recibo y los ajustes en el inventario de productos. La auditoría cubrió el periodo del 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2017, que incluye los últimos años bajo el exsecretario Rafael Román y el primero bajo la actual administración de la secretaria Julia Keleher.

Los auditores encontraron que los documentos que se originaron en el proceso de recibo, despacho, ajustes en el inventario y devoluciones de productos en los almacenes de Arecibo, Bayamón y Caguas no contenían todos los formularios e información requerida en el Manual de Sistemas y Procedimientos de la Autoridad Escolar de Alimentos, sección de Almacenamiento y Distribución.

“Examinamos 13 transacciones de productos estatales por $136,498, recibidos del 1 de mayo de 2017 al 31 de julio de 2017, y determinamos que el guardalmacén no preparó el Desglose de Furgón (recibo) en seis transacciones (46%) por $42,286. Para otras seis por $94,212, no completó dicho documento en todas sus partes. Estos no contenían el número de furgón, el número de tablilla del camión, número de control, el desglose de paletas ni el número de orden”, establece, por ejemplo, el informe.

Por la libre las transacciones

Asimismo, revela que se examinaron 13 transacciones de productos federales donados por el Departamento de Agricultura Federal (USDA, por sus siglas en inglés), recibidos del 1 de mayo al 28 de julio de 2017, y que en 10 transacciones el guardalmacén no completó todas las partes del formulario establecido por ley. Dos de ellos, no contenían información sobre el detalle del camión, el desglose de paletas ni la firma del conductor y los restantes ocho no tenían la firma del jefe de almacén o su representante autorizado en el espacio provisto para certificar la entrega de los productos.

Pero las irregularidades van mucho más allá. Los auditores examinaron 29 transacciones de ajustes en el inventario, realizados del 21 de abril de 2017 al 20 de julio de 2017, y determinaron que para ninguna de las transacciones se cumplimentó la Requisición de Ajustes de Alimentos o Productos, un documento que se utiliza para solicitar el ajuste en el inventario y debe ser cumplimentado por el guardalmacén.

“Para 19 transacciones (66%) de ajustes en el inventario, no se nos suministró evidencia de que fueron autorizadas por el jefe o subjefe de almacén. Estas correspondían a los almacenes de Arecibo y Bayamón”, detalla el informe.

También el informe señala deficiencias relacionadas con el predecomiso de productos, ya que “en ninguno de los almacenes se llevaba el registro para anotar la descripción de los productos y la razón para el decomiso de los mismos”. Mientras que, en el almacén de Bayamón se llevaba un registro alterno, el cual no contenía toda la información requerida.

Otra de las deficiencias que reveló el informe fue respecto a los inventarios físicos y el registro de los productos en los almacenes de los comedores. Por ejemplo, en tres almacenes se encontró diferencias en los inventarios y en el formulario de Cuenta de Comestible, conocido como PR-2.

“Las encargadas de los comedores no pudieron explicar a nuestros auditores las razones que justificaran las diferencias encontradas. (También) en un comedor escolar, la encargada no registró en el PR-2 los productos recibidos del almacén de distribución de alimentos. Dichos productos fueron entregados en el comedor escolar el 8 de mayo de 2017”, amplía el informe de 24 páginas.

Exigen mayor supervisión

A raíz de estas deficiencias, el informe recomienda al director de la AEA que imparta instrucciones al director de la Sección de Almacenamiento y Distribución de Alimentos y Equipos para que ejerza una supervisión eficaz de los trabajadores que realizan labores relacionadas con el inventario para que se incluya, se complete y se realicen los ajustes pertinentes.

De igual forma, estipula que este funcionario deberá estar pendiente a que se anoten los alimentos para predecomisos y que las encargadas de los comedores escolares mantengan el inventario al día y anoten en la PR-2 las cantidades recibidas de alimentos.

Educación realiza ajustes

En declaraciones escritas, el DE señaló que tiene hasta el 29 de noviembre para entregar un plan correctivo a la Oficina del Contralor y que a corto y mediano plazo ha realizado varias acciones hacia ese propósito. Destacó que el informe cubre el periodo de Román como secretario bajo la administración del entonces gobernador Alejandro García Padilla.

Como medidas para enfrentar estos señalamientos, el DE espera reclutar personal para la sección de almacenamiento y equipo; revisar el Manual de Procedimientos y atemperarlo a la realidad de la AEA; adiestrar al personal sobre el Manual de Procedimientos revisado; realizar visitas de evaluación y monitoría para medir la efectividad del adiestramiento y evaluar el cumplimiento de la acción correctiva.

La AEA evalúa dos propuestas para la adquisición “de un sistema informático para el manejo operacional que presentará la información en tiempo real y será una herramienta para medir el cumplimiento e identificar fallas en tiempo real”.

Fuente: elvocero.com

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